早いもので、残り2週間足らずで2020年も終わりですね。今年はいろいろな出来事があったはずなのに、何も進展がないような気もする、なんだか物足りない1年だったなぁと感じています。
とは言いつつも、生活拠点を東京都から実家のある千葉県に変えたり、フルテレワークで毎日お仕事をしたり、新しい趣味のガーデニングやホームリノベーションをやっていたら日テレのZIP!さんに取材してもらえることになったり、自身のライフスタイルや生活面ではたくさんの出来事があったなぁ、という1年でもありました。
この記事では、私いのうえみほが自身のライフスタイルの変化にともない起きた「ワークスタイルの変化」に適応するために、Backlogを使ったテキストコミュニケーションを見直したお話しをお届けします。
自分の考えた「工夫」が、テレワークやテキストコミュニケーションでモヤモヤを感じている方のお役に立てるとうれしいです。
目次
- 目次
- ライフスタイルの変化とワークスタイルの変化
- テレワークコミュニケーションの課題
- Backlogのコミュニケーションに対して2つの観点から工夫を試みた
- Backlogのコメントでコミュニケーションをするときの意識も見直した
- コミュニケーションって難しいけど、おもしろい
ライフスタイルの変化とワークスタイルの変化
私の職場であるヌーラボでは、新型コロナウイルス感染症対策のため、2020年2月中旬より全社的にフルテレワークを導入しました。
「そろそろ東京ではない場所に住みたいな」と考え始めていた私は、こうした職場環境の変化も相まって、生活の拠点を東京都から実家のある千葉県に変えることを2020年3月に決めました。
そして、移住後はワークスタイルをオフィスワークスから「フルテレワーク」を常態にする働き方に切替えました。
テレワークコミュニケーションの課題
フルテレワーク開始前（Beforeコロナ時代）から社内コミュニケーションの70%はテキストで行われていたこともあり、テキストコミュニケーションに対する一定の慣れはある、と自負していました。
しかし、フルテレワークになり、いよいよテキストが社内コミュニケーションの90%(残りの10%はテレビ会議) を占めるようになると「あれ自分の意図がちがう感じで伝わっている雰囲気がするぞ？」「このタスクの背景をどういう言葉で伝えるべきか...」「情報共有や説明に時間がかかるなぁ」というモヤモヤにたびたび直面するようになりました。
特にむずかしい...と思ったのが新しい施策やプロジェクトに着手するときのコンテキスト共有の難しさでした。
実際にフルテレワークをして気づいたことではありますが、Beforeコロナのオフィスワーク時代って仕事の休憩時間の雑談で「こういう課題意識を持っていて、こういう動きをしてみようと考えているんです」っていうのをアイデアベースでチームメンバーにふんわり共有できていたんですよね。
失ったことで、こうした何気ない雑談が実はコミュニケーションの潤滑油となっていたんだな...と気付きました。
Backlogのコミュニケーションに対して2つの観点から工夫を試みた
とはいえ、仕事環境やワークスタイルの変化に自分を適用させていかなければ成長しないよね、ということで、テキストコミュニケーションを見直そうと決意しました。
具体的には、毎日仕事で使用する「Backlog」の課題上でのコミュニケーションの取り方を見直すことを決めました。
試行錯誤の末、Backlog課題やコメントでのテキストコミュニケーションで、意思の疎通がしやすくなるテクニックを ①情報面 ②レイアウト面 の2つから導き出しました。
- 情報面（Backlogの課題やコメントで情報を伝えるときに意識すること）
1. Who：
この課題の作業者は誰なのかを明確にするために、Backlogの課題詳細欄に「本課題関係者」という見出しをつくり、課題における役割を添えて@メンション機能で指名する
2. What：
この課題のゴールは何かを明確にするために、Backlogの課題詳細欄に「この課題の目的（ゴール）の定義」という見出しを作る。さらにステークホルダーが多い場合は各人のゴールまでも記入する※
※部署をまたぐ場合はその部署のメリットになるようなゴールが望ましい
3. How：
3-1. Whatを実現するために必要なアクションをBacklogの課題詳細欄に書き出す。ただしBacklogのコメントでの会話からアクションを導き出したい場合は、その旨を明記する。
3-2. 開発工数がある程度見積もれるようであればそれも書き出す - レイアウト面（受け手の読みやすさを考えた見え方にすること）
1. h2見出しとh3見出しを使い分けて、課題の詳細欄に記載されている情報に強弱をつける
2. 本文やコメントでも長文になりがちの場合は結論や絶対に外したくないことを太字にする
Backlogのコメントでコミュニケーションをするときの意識も見直した
上記の工夫に加えて、コミュニケーションの取り方というマインドに近い部分でも、自分の意識を変化させてみようと決めました。
たとえば、以下の通りです。
- テキストコミュニケーションは相手に自分の意図が100%伝わっていない前提で文章を考える
→ 自ずと主語・述語を明確にした文章構造になるため内容が丁寧になる - 「いいですね」「問題ないです」「大丈夫です」など楽な言い回しに頼らない
→ 自分の意見を端折らずに言語化するとコミュニケーションの齟齬が起こらない
上記の2つに共通している点として常に意識しているのが、「察してもらう」とか「相手ならきっとわかっている」という根拠のない期待をしない、ということです。
コミュニケーションって難しいけど、おもしろい
そんなこんなの試行錯誤のおかげで、フルテレワーク直後に抱いていた「モヤモヤ」みたいなものは少し軽くなったと思います（とはいえまだまだ改善の余地ありですが）。
ときどきなんでここまで自分は考えているのだろう、考えすぎじゃないかなって思うこともあるけれど、こうした小さな配慮の積み重ねで、コミュニケーションの齟齬がなくなって、相手とよりわかちあえる場面が増えるのであれば工夫する価値はある！と考えています。
フルテレワークで自分のコミュニケーションスタイルをポジティブな方向に変える良いきかっけになったのかも、と前向きな気持ちで来年もがんばりたいです。
2021年は仕事帰りにチームメンバーとお茶したり、飲みに行ったりできる、たのしい年になることを願って。
