「伝わる課題、書いてますか？」Backlogで”相手に伝わる課題”を書く3つのヒント

本エントリーはBacklog Advent Calendar 2019の12月5日の担当分です。

福岡Web制作界隈でトップクラスのダンディズム@nishiakiさんからバトンを受け取りました、ヌーラボのコンテンツマーケター@fomifomi0207です。2020年まで残り26日となりました。みなさんの2019年はどうでしたか？来たる2020年に向けて、残りの日々を駆け抜けましょう！

さて、突然ですが、Backlogで課題を書くとき「相手に伝わる課題」を意識できていますか？今日のAdvent Calenderでは「相手に伝わる課題の書き方」というテーマで、Backlogで課題を書くときにおすすめしたい3つのコツをご紹介したいと思います。

■ 目次

伝わらない😱課題の書き方3パターン

Backlogの課題を書くときに、以下の書き方でタスクをアサインしたり、作業内容を伝えたりしていませんか？

• 主語と述語を無視した課題名（体言止め・名詞の羅列）
• 課題の詳細欄には何も記入しない
• 共通の課題なのにチームメンバーごとに課題名が異なる

自分1人で管理しているタスクであれば自分がわかる書き方で問題ありませんが、チームで管理しているタスクはそうもいきません。

他者との何らかのコミュニケーションが発生するタスクに取り組む場合は、自分以外の“相手”に伝わる書き方を意識したり、ルールを設けたりする必要があります。

そこで、明日から実践できる、相手に伝わる課題の書き方のコツを3つご紹介します。

伝わる！課題のコツその1「主語と述語を意識する」

アンチパターンで紹介した「課題名が主語と述語になっていない」というパターンでやりがちなのは以下のような例文です。

MARKETING-1 使用するイメージについて 

MARKETING-2 会社概要のワイヤーフレームの件

MARKETING-3 解析ツール_下調べ_料金確認

以上の例文で何が問題かわかりますか？

1つ目の課題名は、対象となる主語がとても曖昧です。

2つ目の課題名は、1つ目よりも主語が明確ではあるものの、体言止めとなっており具体的な作業まではわかりません。

3つ目の課題名は、主語と述語に当たる単語が盛り込まれているものの、名詞の羅列構造のためどんな作業をする課題なのか、一目でわかりません。

すべての課題に共通するのは、主語と述語が不在であるという点です。これでは、課題名を見ただけで何をすれば良いのかわかりません。

そこで、先にあげた例文の主語と述語を明確にして、書き直してみました。

MARKETING-1 サイトに使用するイメージを決める

MARKETING-2 会社概要のワイヤーフレームを作成する

MARKETING-3 解析ツール_料金の確認をする

いかがでしょうか。

主語と述語を意識しただけで、“相手に伝わる課題名”に生まれ変わりました。

こうした課題名は、タスクを割り振られた側が一目で自分のタスクを理解できるだけでなく、課題名だけでもおおよそ作業内容が検討つくので、タスクを割り振った側も課題の詳細欄に細かい補足情報などを記入する手間が省けます。

伝わる！課題のコツその2「課題の詳細欄には最新の情報を載せる」

課題名を主語と述語で書けるようになったら、次は課題の詳細欄に書く内容を意識してみましょう。

「課題名に作業を明記しているから課題の詳細欄は無記入でOK」なんて考え、持っていませんよね？

課題名は作業の名称を書く場所であり、課題の最新の状況、補足情報などは詳細欄に記入する必要があります。

詳細欄を有効活用するために、以下の2つを意識しましょう。

1. 最新の情報（決定事項・対応策など）を載せる
2. 議事録などの補足情報は詳細欄にリンクを書き足していく

Backlogは作業の進捗をコメント欄に書いていくため、複数人のコミュニケーションが発生する課題においては情報が流れてしまいがちです。そこで、決定事項や問題に対する対応策などが決まった場合は、課題の詳細欄に書き留めていきましょう。

また、定例会議で決まった課題に関連する議事録など外部の情報もリンクで詳細欄に書き足していきましょう。

伝わる！課題のコツその3「課題名の共通ルールをチームで決めておく」

マーケティングキャンペーンや記事の連載など、共通の課題名で複数の異なる作業が発生する場合があります。そんなときは、課題名に共通のキーワードを入れておくと良いでしょう（※種別などを活用する方法もありますが、今回は課題名の書き方に特化しているので、種別は使用しません）。

連載記事の執筆管理をBacklogでしたときの課題名ルール

たとえば、このBacklogのキャプチャはBacklogの連載記事の執筆管理をしたときの課題です。ご覧になるとわかる通り、課題名が [Playチームブログ] xxxxxxxxxxについての記事を書く という共通の構造になっています。

1つの親課題に対して、子課題が複数立ち上がる場合は、この図のように課題名をチームで予め決めておくと、メンバーによって課題名にバラ付きがある状態を未然に防ぐことができます。

最後に

Backlogで伝わる課題名を書くときのコツを紹介してみました。

冒頭で挙げた「伝わらない書き方」は、意識していないとついやってしまいがちですよね。

Backlogに課題を追加する前に相手に伝わる課題名か課題の詳細情報は適切か、自分の伝え方は本当に正しいのか、いま一度チェックしてみましょう。

最初は難しいかもしれませんが、そうした気遣いを重ねていくうちに「伝わる課題」がきっと自然に書けるようになります。

今回記事を書く上で学ばせていただいた、サービシンクの名村晋治さんのブログ「JBUG東京#6「プロジェクトマネジメントを “習慣化” しよう!」に登壇しました」ではよりテクニカルな伝わる課題の書き方を紹介しています。伝わる課題の書き方をもっと学びたい方は、ぜひご覧くださいね。

明日のBacklog Advent Calenderの担当はくりきんとーんさんです！

では、みなさま素敵なクリスマスを🎅🎄